Automatiser le paiement de vos factures fournisseurs

ÉVITER LES FRAUDES ET LES ERREURS DE SAISIE

Que fait Circly ?

Logiciel SaaS de conformité comptable avec validation de paiement

S’intègre dans votre SI en seulement 3 minutes

ÉTAPE 1

Réception de la facture fournisseur

Notre logiciel d’automatisation comptable Circly s’intègre à votre service mail, dès lors notre bot travaille pour vous 24/24 afin de réceptionner et traiter vos factures mieux que quiconque. L’intégration est simple et rapide puisqu’un ajout à une liste de diffusion suffit !

Notre algorithme de programmation équipé d’un système de reconnaissance OCR analyse ensuite vos mails pour ne récupérer que les documents souhaités. Notre programme d’Intelligence Artificielle collecte et examine ces documents en temps réel.

Intégration au service mail
Vérification comptable

ÉTAPE 2

Contrôle de la facture

Nos connecteurs (Sage, SalesForce, Microsoft Dynamics, etc.) permettent de vérifier si les informations du bon de commande et celles de la facture correspondent.

Ce qui vous prend 10 minutes, notre logiciel le fait en 10 secondes.

Notre bot vérifie la cohérence des informations fournies et se veut intransigeant notamment sur

  • Le N° du bon de commande
  • Les informations fournisseur
  • La quantité vendue
  • Le taux de TVA
  • Le montant TTC de la facture
  • La date du règlement

ÉTAPE 3

Conformité du fournisseur

Nous vous protégeons des risques juridiques et financiersNous automatisons l’obligation de vigilance en examinant avec rigueur le Kbis, l’attestation de vigilance et la liste nominative des travailleurs étrangers.

Ces documents seront validés uniquement s’ils sont à jour, officiels et conformes à la règlementation en vigueur. Le suivi des fournisseurs est automatisé, ces documents seront vérifiés à nouveau, tous les 6 mois selon le type de document et les termes du contrat. 

Si les documents ne sont pas conformes, Circly relance automatiquement votre fournisseur.

Conformité des fournisseurs
Paiement en un clic

ÉTAPE 4

Paiement du fournisseur

Vous pourrez ensuite accéder à votre tableau de bord pour valider ou non le paiement par lot ou d’une seule facture. Toutes les factures y sont présentées, également, celles non conformes.

Toutes les informations du virement sont saisies automatiquement, il vous suffira de cliquer pour que le paiement du fournisseur s’effectue automatiquement à la date d’échéance de celle-ci. Nos connecteurs bancaires intègrent plus de 220 banques européennes, dont 165 banques françaises (CIC, BNP, LCL, etc.).

Les bénéfices de Circly

Protection contre les risques juridiques

Grâce à l’Intelligence Artificielle, la conformité de vos fournisseurs est automatiquement vérifiée.

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Aucune erreur de saisie

Circly saisit entièrement vos virements, il vous suffira d’un clic pour le valider.

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Meilleure relation avec vos fournisseurs

Parce que vous n’oubliez aucune facture fournisseur, et qu’un bot leur est dédié.

Réduction des coûts

L’automatisation peut vous faire économiser plusieurs milliers d’euros par an.

Un gain de temps considérable

Vous pourrez vous concentrer sur le développement de votre activité. Nous nous occupons du reste.

Simplification de vos contrôles

Circly automatise entièrement l’obligation de vigilance. Une tâche en moins pour vos équipes comptables !

Tarifs

Nos Connecteurs

Nos connecteurs vérifient la cohérence avec vos bons de commande et intègrent vos factures fournisseurs dans votre ERP

Connectez vos documents à partir de Sage

Sage est un ERP complet ergonomique utilisé par plus de 6 millions d’employés. Avec Circly, nous analyserons vos documents directement depuis cette plateforme.

Connectez vos documents à partir de Dynamics

Dynamics est un outil CRM puissant et simple, totalement intégré avec les produits Microsoft. Notre connecteur synchronise vos cycles de paiement au sein de notre logiciel.

Connectez vos documents à partir de SAP

SAP est également un ERP puissant, utilisant le cloud pour obtenir un accès en temps réel aux différentes données de votre organisation. Ces données pourront être connectées à notre outil.

Connectez vos documents à partir de Salesforce

Salesforce est le leader mondial du CRM. Il est utilisé par plus de 150 000 entreprises dans le monde. Circly pourra accéder directement à vos factures sur Salesforce.

Connectez vos documents à partir de Cegid

Cegid est un éditeur de logiciel de gestion. Il s’agit d’un produit Cloud adapté aux besoins des entreprises pour améliorer leur performance. Vos documents Cegid seront analysés grâce à notre connecteur.

Connectez vos documents à partir d’Oracle ERP

Oracle ERP est un ERP gérant les principaux départements de l’entreprise (finance, comptabilité, gestion de projet…). Vos documents comptables enregistrés sur Oracle seront analysés par Circly.

Êtes-vous certain d’être à l’abri des fraudes ?

Une seule fraude peut menacer la situation financière de votre entreprise

Pour arriver à leur fin, les escrocs utilisent des méthodes très variées, la plus répandue étant l’usurpation de l’identité du fournisseur afin que le fraudeur perçoive le paiement sur leur compte bancaire à la place du prestataire.

Bien que les PME soient les cibles privilégiées des fraudeurs. Les grandes entreprises sont aussi attaquées. En effet, en 2017, un lituanien de 50 ans a escroqué Google et Facebook de 122 millions de dollars. En 2020, un groupe de 4 personnes pour avoir extorqué 19 millions de dollars au géant Amazon.

Aucune entreprise n’est à l’abri. Même avec un processus de validation efficace provenant des organisations les plus complexes, des fraudes à hauteur de dizaines de millions d’euros peuvent survenir.

 

Situation financière difficile
Sanctions pour travail dissimulé

Vérifier la conformité de vos fournisseurs est une obligation légale

L’obligation de vigilance qui consiste à examiner la conformité des fournisseurs est une obligation légale.

Tout manquement à l’obligation de vigilance est perçu comme une infraction de travail dissimulé.

Les peines encourues en cas de responsabilité pénale de travail dissimulé sont :

  • 3 ans d’emprisonnement
  • 45 000 euros d’amende pour une personne physique, 225 000 euros pour une organisation
  • L’interdiction d’exercer son activité professionnelle
  • La confiscation de son matériel
  • L’impossibilité de recevoir des aides publiques à l’avenir
  • La suppression et le remboursement des réductions et exonérations de cotisations

Réduisez vos coûts en automatisant votre processus de paiement

L’IA est plus fiable et plus rapide que l’homme pour la détection d’anomalies 

Une étude réalisée en 2019 publiée dans Circulation: Cardiovascular Imaging, montre que les scans IRM cardiaques sont lus par la machine 186 fois plus rapidement que les chercheurs humains.

Alors que pour un médecin, il faut environ 13 minutes pour analyser les fonctions cardiaques sur un scan IRM. L’Intelligence Artificielle le fait en 4 secondes.

Le principe est le même pour les logiciels de reconnaissance OCR automatisant le processus Order to Cash, le résultat est plus rapide mais aussi plus fiable, car, contrairement à l’homme, un programme de reconnaissance bien paramétré pour la vérification de factures ne peut pas se tromper.

 

Erreur employé
Avantage concurrentiel au travail

Éviter les tâches récurrentes pour rester compétitif

En 2017, le marché de l’intelligence artificielle était de 4,8 milliards de dollars, aujourd’hui, il représente près de 26 milliards.

Ne pas prendre en compte cette évolution technologique peut coûter cher. Alors que la plupart des documents comptables sont dématérialisés, ne pas utiliser un système de vérification intelligent est un handicap.

D’ailleurs, vos concurrents peuvent déjà être en possession de logiciels de facturation ou de logiciels de comptabilité utilisant l’intelligence artificielle.

Automatiser le rapprochement commande facture et la saisie comptable grâce à un SIM (Supplier Information Management) vous permettra de prendre un avantage concurrentiel certain sur vos concurrents quand on sait que 30% des entreprises ne sont pas conscientes des risques liés aux fraudes à la facture fournisseur.