Obligations légales avant le règlement d’une facture fournisseur en 2021

 

Obligation de vigilance contrat

 

Cet article vous présentera tout ce que vous devez savoir sur les obligations légales avant le règlement d’une facture fournisseur en 2021. Ces obligations légales sont couramment et juridiquement appelées « obligation de vigilance« . L’obligation de vigilance doit être assurée avant la signature d’un contrat avec le fournisseur.

 

Qu’est-ce que l’obligation de vigilance en 2021 ?

 

Le devoir de vigilance est défini en 2006 par la commission de l’économie et des finances comme « les prescriptions légales visant à identifier son interlocuteur et l’origine de ses ressources ». Ce devoir a été adopté pour empêcher l’accomplissement d’actes pouvant porter préjudice à autrui. Il concerne tous les secteurs d’activité, son application est la prévention aux « atteintes graves envers les droits humains et les libertés fondamentales ».

 

De cette prescription découle l’obligation de vigilance. Pour les entreprises, cette norme est un moyen de lutter contre le travail dissimulé. L’état français mentionne ce devoir par les articles D8254-2 et D8254-3 du Code du Travail ainsi que par les articles L8222-1, D8222-5, D8222-7 pour les fournisseurs étrangers. En 2021, l’obligation de vigilance est une vérification complète du fournisseur comprenant la vérification de son identité, l’attestation de régularité fiscale, l’attestation de vigilance et la liste nominative des travailleurs étrangers.

 

Pourquoi avoir recours à l’obligation de vigilance ?

 

Vous devez avoir recours à l’obligation de vigilance pour plusieurs raisons. Tout d’abord, pour se protéger des risques liés à la fraude au faux fournisseur, la menace n°1 des entreprises. Selon le baromètre Euler Hermes DFCG 2020 h, la fraude aux fournisseurs, serait pour 48% des répondants, le type de fraude le plus prégnant. Contracter avec un fournisseur fictif peut avoir de graves conséquences financières pour les entreprises. En 2017, une seule personne a réussi à escroquer Google et Facebook de 122 millions de dollars en usurpant l’identité d’un fournisseur.

 

Une étude d’Hermes de 2020 montre que 70% entreprises ont été victimes d’une tentative fraude en 2019, 18% des entreprises arnaquées ont enregistré des pertes d’au moins 100 000€. Assurer la vigilance, c’est lutter contre le travail dissimulé. Le travail dissimulé représente toutes activités rémunérées non déclarées. L’obligation de vigilance est aussi une obligation légale pour tout donneur d’ordre réalisant un contrat d’un montant de 5 000 € HT minimum. Ne pas la respecter peut vous contraindre au paiement de lourdes sanctions financières.

 

Comment assurer l’obligation de vigilance ?

Vérification obligation de vigilance

 

Pour assurer l’obligation de vigilance, les documents suivants doivent être contrôlés pour être conforme avec la règlementation en vigeur : un document attestant l’existence de l’entreprise, une attestation de régularité fiscale, une attestation de vigilance et une liste nominative des travailleurs étrangers.

 

1. Prouver l’existence de l’entreprise

 

Pour prouver l’existence du fournisseur, un document attestant l’immatriculation de l’entreprise doit être contrôlé. Ce document peut être un extrait Kbis ou un avis de situation SIRENE. Cet extrait Kbis peut être obtenu par l’intermédiaire du greffe du tribunal de commerce ou en demandant en ligne sur infogreffe.fr.

 

La vérification du fournisseur est impérative avant le règlement d’une facture. Pour éviter une fraude ou une erreur, il est fondamental de réaliser un rapprochement commande-facture. Ce rapprochement devra vérifier les éléments suivants :

  • Le montant TTC de la facture
  • La date du règlement
  • Le N° du bon de commande
  • La quantité vendue
  • Les informations fournisseurs
  • Le taux de TVA

 

2. Attestation de régularité fiscale

 

L’attestation de régularité fiscale est un document officiel délivrée par les entreprises à l’administration française afin de prouver la régularité de leur situation fiscale et la justesse du paiement des taxes et contributions dues au Trésor public. L’attestation de régularité fiscale peut être obtenu auprès du service des impôts des entreprises (SIE) en utilisant le formulaire n° 3666, si l’entreprise est soumise à l’impôt sur le revenu ou en effectuant une demande en ligne sur impots.gouv.fr, si l’entreprise est soumise à l’impôt sur les sociétés.

 

3. Attestation de vigilance

 

L’attestation de vigilance, document qui a remplacé l’attestation de marchés publics est un document de l’URSSAF qui prouve la déclaration et le paiement des cotisations. L’attestation de vigilance a une durée de validité de 6 mois. L’identification de l’entreprise, la régularité du règlement des obligations sociales, le montant total des dernières rémunérations déclarées à l’Urssaf, les cotisations acquittées au cours des 6 derniers mois et le nombre de salariés employés doivent absolument y figurer.

 

Les attestations de vigilance ne peuvent être obtenues uniquement par internet via le site de l’URSSAF. Seul le cocontractant peut effectuer cette demande en respectant certaines conditions. La véracité des attestations peut être vérifiée grâce à un code de sécurité mentionné sur le document.

 

4. Liste nominative des travailleurs étrangers hors UE

 

Ce document doit être rédigé et mis à jour tous les 6 mois par les entreprises. La vérification de cette liste est mentionnée par l’Article L8254-1. Les informations suivantes doivent impérativement y figurer :

  • Nom et Prénom du salarié
  • Date d’embauche
  • Nationalité
  • Type de titre de séjour
  • Numéro du titre de séjour

 

Quand vérifier l’obligation de vigilance ?

 

L’obligation de vigilance doit être vérifiée pour tout donneur d’ordre réalisant un contrat d’un montant d’au moins 5 000 € HT. L’entreprise doit de nouveau vérifier l’obligation, tous les 6 mois, si elle est toujours en situation contractuelle.

 

Les peines encourues en cas de négligence

 

Si l’un de vos fournisseurs ne respecte pas les règles applicables concernant la lutte contre le travail dissimulé, vous êtes autant responsable que l’auteur de l’infraction.

 

Les sanctions en cas de responsabilité pénale de travail dissimulé

  • 3 ans d’emprisonnement
  • 45 000 euros d’amende pour une personne physique, 225 000 euros pour une organisation
  • L’interdiction d’exercer son activité professionnelle
  • La confiscation de son matériel
  • L’impossibilité de recevoir des aides publiques à l’avenir
  • La suppression et le remboursement des réductions et exonérations de cotisations

 

Les sanction en cas de responsabilité civile

  • Le paiement des rémunérations, indemnités et charges des salariés concernés
  • Le paiement des impôts, taxes et cotisations sociales ainsi que toutes pénalités et majorations dues par le sous-traitant.
  • Le remboursement des aides publiques dont le fournisseur a bénéficié

 

Conclusion

 

Le processus de vérification de l’obligation de vigilance est long et doit se faire consciencieusement, car les risques en cas de négligence peuvent être dramatiques (fraude fournisseur, responsabilité pénale en cas de travail dissimulé…). Aujourd’hui, grâce à l’intelligence artificielle, les équipes compltable automatiser ce processus. Si vous voulez être certain de la fiabilité de vos fournisseurs sans contrôler l’obligation de vigilance, vous pouvez utiliser l’outil Circly.